Agile Transformation im deutschen Kreativagenturnetzwerk

Eine Reise zu innovativer Zusammenarbeit

Achtung, insights.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Head of Project Management. Sie transformieren eine Kreativagentur agil und führen sie ins digitale Zeitalter über. Der folgende Beitrag nimmt Sie mit auf ebendiese Reise. Er führt Sie von der Bestandsaufnahme am ersten Tag bis zu den langfristigen Vorteilen der Transformation.

Bestandsaufnahme: Wo stehen wir?

Bevor ich die Ärmel hochkrempeln und in das agile Abenteuer eintauchen kann, muss ich zuerst den Status Quo verstehen. Es ist die Zeit dafür. Die Bestandsaufnahme ist ein kritischer erster Schritt in jedem Transformationsprozess. Ich beginne mit Einzelgesprächen mit den Teamleitern. Dann spreche ich mit den Mitarbeitern. Ziel ist es, ihre Perspektiven, Bedenken und Hoffnungen in Bezug auf die anstehende Transformation zu verstehen. Die Gespräche enthüllen eine Mischung aus Vorfreude und Nervosität, eine gesunde Portion Skepsis gegenüber dem Unbekannten, das vor uns liegt.

Gleichzeitig tauche ich in die technologische Landschaft der Agentur ein, analysiere die vorhandenen Tools und Prozesse. Ich entdecke eine Patchwork-Landschaft verschiedener Projektmanagement-Tools und Kommunikationskanäle, ein Labyrinth aus verstreuten Daten und Silos.

Die Herausforderungen sind klar. Es gibt Ineffizienz in den Kundenteams und fehlende Transparenz. Es besteht eine dringende Notwendigkeit, die Silos aufzubrechen, die das kreative Potential der Agentur einschränken. Doch trotz der Herausforderungen, die vor uns liegen, spüre ich eine untergründige Strömung von Begeisterung. Ich sehe die Bereitschaft, gemeinsam eine neue Ära der Kreativität und Innovation zu betreten.

Die Werkzeuge für den Wandel: Agile Tools einführen

Sodann beginnt die eigentliche Arbeit. Mit einem klaren Verständnis der bestehenden Herausforderungen und der Vision für die Transformation im Gepäck, ist es nun an der Zeit, die Werkzeuge für den Wandel zu implementieren.

Eines der ersten Dinge, die ich tue, ist die Einführung der Atlassian Suite, insbesondere Jira und Confluence. Diese Tools bieten eine solide Plattform für die Zusammenarbeit, die Transparenz und die Verwaltung von Projekten und Ressourcen.

Mit Jira richten wir eine zentrale Stelle für die Verwaltung von Projekten und Aufgaben ein. Wir starten mit der Einrichtung von Projekträumen für jedes Team. Außerdem definieren wir Workflows. Diese Workflows bilden den Prozess von der Ideenfindung bis zur Lieferung ab. Ein Beispiel ist die Einrichtung eines Kanban-Boards für ein Kundenprojekt. Dieses Board visualisiert den Fluss von Aufgaben von der „Zu erledigen“- bis zur „Fertig“-Spalte. Es hilft dabei, Engpässe frühzeitig zu identifizieren.

Confluence hingegen wird zur zentralen Anlaufstelle für Dokumentation und Wissensaustausch. Wir erstellen ein zentrales Verzeichnis für alle Projektdokumente, Meeting-Notizen und Richtlinien. Beispielsweise richteten wir eine Seite ein, auf der die verschiedenen Phasen des Designprozesses dokumentiert sind, komplett mit Vorlagen und Checklisten.

Training und Aufklärung: Agile Mindsets fördern

Die Einführung neuer Tools ist nur ein Teil der Gleichung. Die Förderung eines agilen Mindsets unter den Mitarbeitenden ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung der Transformation.

Ich organisiere Workshops und Trainingssessions, um die Grundprinzipien von Agile, Scrum und Kanban zu vermitteln. Durch Rollenspiele und Simulationen erleben die Teilnehmer die Vorteile agiler Methoden hautnah. Sie lernen, wie diese in ihren täglichen Arbeitsabläufen angewendet werden können.

Ein besonderer Fokus liegt auf der Förderung der Eigenverantwortung und des kundenorientierten Denkens. Ich teile Best Practices und Erfolgsgeschichten anderer Unternehmen. Dadurch inspiriere ich die Teams, den Wert der Kundenbindung zu erkennen. Ich helfe ihnen auch zu verstehen, wie Agilität zu besseren Ergebnissen für die Kunden führen kann.

Umdenken in Teamstrukturen: Silos aufbrechen, Kenntnisse teilen

Die traditionelle Struktur in festen Kundenteams hat ihre Tücken. Sie führt zu Silodenken, mangelnder Transparenz und oft zu Ressourcenengpässen. Es ist an der Zeit, diese Barrieren zu durchbrechen und ein Umfeld zu schaffen, das Zusammenarbeit und Wissensaustausch fördert.

Die Einführung von Client Ownership Teams, Product Ownership Teams und Expert Orbits ist der erste Schritt in diese Richtung. Client Ownership Teams übernehmen die Verantwortung für die Kundenbeziehungen und sorgen dafür, dass die Kundenbedürfnisse im Mittelpunkt aller Entscheidungen stehen. Product Ownership Teams konzentrieren sich darauf, die besten Lösungen zu entwickeln. Expert Orbits bilden ein Netzwerk von Spezialisten. Sie teilen ihr Wissen über Teamgrenzen hinweg.

Ein Beispiel: Ein Kunde hat eine dringende Anforderung, die spezielle Design-Kompetenzen erfordert. Das Product Ownership Team verschwendet keine wertvolle Zeit mit der Suche nach verfügbaren Ressourcen. Stattdessen greift es sofort auf das Netzwerk von Experten in den Expert Orbits zu. So finden sie den richtigen Spezialisten für die Aufgabe.

Mit Atlassian den Überblick behalten: Ressourcenplanung und Projekt-Timelines

Die Umstrukturierung der Teams erfordert auch eine Neugestaltung der Prozesse und Tools. Die Atlassian Suite, insbesondere Jira und Confluence, wird zur Drehscheibe für die Planung und Verwaltung von Projekten.

Mit Jira können wir die Verfügbarkeit von Ressourcen in Echtzeit verfolgen. Wir können Projektpläne anpassen. So stellen wir sicher, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit an den richtigen Projekten arbeiten. Die Integration von Confluence ermöglicht eine nahtlose Dokumentation und Kommunikation innerhalb der Teams und mit den Kunden.

Ein Beispiel hierfür ist die Einrichtung eines zentralen Dashboards in Jira. Es zeigt alle laufenden Projekte, ihre Status und die zugeordneten Ressourcen an. Dieses Dashboard ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung und eine effiziente Ressourcenallokation, selbst in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld wie einem Kreativagenturnetzwerk.

Mehr als nur ein Trend: Die Vorteile der agilen Transformation

Die Reise der agilen Transformation ist mehr als nur ein Wechsel von Tools oder Prozessen. Es ist ein kultureller Wandel, der tiefgreifende Auswirkungen auf die Arbeitsweise des gesamten Netzwerks hat. Und die Vorteile sind immens.

Kundenzentrierte Innovation

Wir binden den Kunden enger in den Entwicklungsprozess ein. Wir konzentrieren uns auf Kundenbedürfnisse. So können wir sicherstellen, dass die gelieferten Lösungen echten Mehrwert bieten. Das kundenzentrierte Denken fördert eine Kultur der Innovation, die darauf abzielt, die Kundenzufriedenheit stetig zu verbessern.

Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit

Client Ownership Teams, Product Ownership Teams und Expert Orbits wurden eingeführt. Zusammen mit effektiven Tools wie Jira und Confluence verbesserte dies die Kommunikation und Zusammenarbeit. Die Teams kommunizieren jetzt viel besser sowohl untereinander als auch mit den Kunden. Barrieren wurden abgebaut, Silos durchbrochen und die Grundlage für eine offene und transparente Arbeitsumgebung geschaffen.

Optimierung der Kundenanfragen durch Briefing Templates

Ein weiterer wesentlicher Schritt in Richtung effizientere Prozesse war die Einführung von Briefing Templates. Diese Templates unterstützen unsere Kunden dabei, direkt beim ersten Anlauf einer Anfrage sämtliche benötigten Informationen zu liefern. Sie standardisieren den Informationsaustausch. Sie stellen sicher, dass wir von Anfang an alle notwendigen Details haben. Dadurch können wir sofort mit der Arbeit beginnen. Dies beschleunigt den Projektstart erheblich. Es hilft, Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden. Diese treten oft auf, wenn wichtige Informationen fehlen oder unklar sind.

Effiziente Ressourcenallokation

Die verbesserte Sichtbarkeit und Planbarkeit, die durch die agile Arbeitsweise ermöglicht wird, führt zu einer effizienteren Allokation von Ressourcen. In der Vergangenheit waren wir auf altbackene und fehleranfällige Tools wie Excel angewiesen, um Projekte zu planen und Ressourcen zuzuweisen. Diese Tools erforderten manuelle Aktualisierungen und boten wenig Flexibilität, um auf Änderungen in Echtzeit zu reagieren. Die Einführung der Atlassian Suite, insbesondere Jira, hat das Spiel völlig verändert. Mit einem klaren Überblick über laufende Projekte und verfügbare Ressourcen können wir schnell auf Änderungen reagieren. So stellen wir sicher, dass die richtigen Leute an den richtigen Projekten arbeiten.

Ein wichtiger Teil dieser Umstellung waren die Schulungen und Workshops. Wir führten sie quer durch die Agentur durch. Dadurch stellten wir sicher, dass die Systeme genau nach unseren Bedürfnissen konfiguriert sind. Durch interaktive Workshops und Trainingssessions mit den Teams konnten wir die Funktionen und Möglichkeiten von Jira und Confluence voll ausschöpfen. Wir entwickelten maßgeschneiderte Lösungen für unsere speziellen Anforderungen.

Kontinuierliche Verbesserung: Auf dem Weg zur agilen Exzellenz

Die agile Transformation ist kein Ziel, sondern eine Reise. Und wie bei jeder Reise gibt es Höhen und Tiefen, Erfolge und Herausforderungen. Doch jede Etappe bietet auch Gelegenheiten zur Reflexion und Verbesserung.

Retrospektiven und Feedback-Schleifen im Kanban-System

Im Gegensatz zu Scrum arbeiten wir nicht in Sprints, sondern setzen auf das Kanban-System, um unseren Workflow zu verwalten. Regelmäßige Retrospektiven sind jedoch auch ein wesentlicher Bestandteil unseres Ansatzes zur kontinuierlichen Verbesserung. Nach Abschluss wichtiger Meilensteine oder Projekte nehmen wir uns die Zeit, um zurückzublicken, Erfahrungen zu teilen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Das Feedback von Teams und Kunden ist dabei von unschätzbarem Wert. Durch offene Diskussionen und die Analyse unserer Performance können wir Schwachstellen identifizieren und Lösungen entwickeln, um unsere Prozesse zu optimieren.

Nie da gewesene Kollaboration: Ein Paradigmenwechsel

Die Einführung der zentralen Tool-Plattform hat eine nie da gewesene Kollaboration zwischen allen Beteiligten ermöglicht. Im Vergleich zu traditionellen Vorgehensweisen in Kreativagenturen, wo jeder in seiner eigenen Blase arbeitete, eröffnet die neue Plattform jetzt eine Welt der Zusammenarbeit. Agenturen, Kunden und Dienstleister können jetzt in Echtzeit zusammenarbeiten, Feedback teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten.

Diese zentrale Plattform bricht die alten Silos auf. Sie schafft eine offene und transparente Umgebung. Diese Umgebung ermöglicht eine engere Abstimmung und schnellere Entscheidungsfindung. Früher machten E-Mails und separate Meetings den Großteil der Kommunikation aus. Jetzt ermöglichen integrierte Chat-Funktionen und gemeinsame Arbeitsbereiche einen fließenden Austausch von Ideen und Informationen.

Lernen und Wachsen: Investieren in die Zukunft

Die agile Reise hat auch eine Kultur des Lernens und des persönlichen Wachstums gefördert. Wir investieren durch Schulungen und Workshops in die Entwicklung unserer Teams. Zusätzlich fördern wir Communities of Practice. So bauen wir eine nachhaltige Grundlage für die Zukunft auf.

Zum Beispiel haben wir eine interne Agile Academy ins Leben gerufen. Sie fokussiert sich nicht auf Scrum. Stattdessen liegt der Fokus auf den Grundprinzipien von Agile und Kanban. Diese Investition in die Weiterbildung zeigt unser Engagement. Wir wollen nicht nur unsere Prozesse weiterentwickeln. Wir möchten auch unsere Menschen fördern.

Die agile Reise geht weiter

Die Transformation ist ein fortlaufender Prozess, und wir lernen mit jedem Schritt. Wir haben eine starke Grundlage. Ein engagiertes Team unterstützt uns. Unser Engagement für kontinuierliche Verbesserung ist präsent. Damit sind wir gut gerüstet, um den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen. Wir werden weiterhin innovative, kundenorientierte Lösungen liefern.

Fazit: Agile Transformation – Ein Weg hin zu einer innovativen und kollaborativen Zukunft

Die agile Transformation unseres Kreativagenturnetzwerks ist ein lebendiger Prozess, der uns ermöglicht hat, effizienter, kollaborativer und kundenzentrierter zu arbeiten. Wir haben alte Strukturen und Silos aufgebrochen. Effiziente Tools und Prozesse wurden eingeführt. Zudem haben wir eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung geschaffen. Dadurch haben wir eine Umgebung geschaffen, in der Innovation gedeihen kann.

Die Reise war und ist nicht immer einfach, aber die positiven Auswirkungen sind deutlich sichtbar. Wir stimmen uns besser zwischen Teams ab. Wir planen unsere Ressourcen effektiver. Außerdem binden wir unsere Kunden eng ein. So sind wir in der Lage, bessere Ergebnisse schneller zu liefern.

Wir ermutigen auch andere Agenturen, diesen Weg zu betrachten und die Möglichkeiten zu erkunden, die die agile Transformation bietet. Es ist eine Investition in die Zukunft, die eine nachhaltige Grundlage für Wachstum und Erfolg schafft.

Kontakt: Lassen Sie uns die agile Reise gemeinsam erkunden

Sind Sie neugierig geworden und möchten mehr über unsere Erfahrungen mit der agilen Transformation erfahren? Ich lade Sie ein, sich mit mir in Verbindung zu setzen, um tiefer in das Thema einzusteigen. Egal, ob Sie gerade erst mit der Überlegung beginnen, agil zu arbeiten. Oder ob Sie bereits auf dem Weg sind und Ihre Praktiken optimieren möchten. Ich freue mich darauf, Erfahrungen auszutauschen und gemeinsam zu lernen.

Sie erreichen mich über das Kontaktformular auf meiner Website oder direkt per E-Mail an hallo@m-lohe.de. Lassen Sie uns zusammenarbeiten, um die Vorteile der agilen Transformation für Ihr Unternehmen zu entdecken.

Praxisbeispiel: Agile Transformation in Aktion bei GreenTech Innovations

Die Firma GreenTech Innovations steht vor der Herausforderung, ihre innovative Solartechnologie über eine umfassende Marketingkampagne in den Markt einzuführen. Diese Kampagne soll sowohl digitale als auch traditionelle Kanäle umfassen.

Tool-Einsatz: Zentrale Plattformen für Projektmanagement und Kommunikation

Mit der Einführung von Jira und Confluence als zentrale Tools für Projektmanagement und Dokumentation haben wir eine Plattform geschaffen. Diese Plattform bietet allen Beteiligten – unseren Teams, dem Kunden und externen Dienstleistern – einen gemeinsamen Überblick. Sie informiert über den Projektstatus, Aufgaben und Fortschritte.

Kommunikation und iterative Meetings

Die Kommunikation über den Projektfortschritt und die Abstimmung zwischen den Teams und dem Kunden erfolgt in regelmäßigen, iterativen Meetings. Diese werden in den Tools dokumentiert und vorbereitet, sodass alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind.

Wöchentliche Status-Meetings: In diesen Meetings werden der aktuelle Projektstatus, anstehende Aufgaben und offene Punkte besprochen. Durch die Einbindung aller relevanten Stakeholder wird eine hohe Transparenz und gemeinsames Verständnis geschaffen.
Budget-Review-Meetings: In regelmäßigen Abständen werden auch die Budgets überprüft. Die transparente Darstellung der verbrauchten und noch verfügbaren Budgets in den Tools gibt allen Beteiligten Sicherheit. Sie ermöglicht eine frühzeitige Steuerung.

Problemlösung in der Praxis: Agiles Reagieren auf Herausforderungen

Während der Kampagnenplanung stießen wir auf ein Problem: Die ursprünglich geplanten Werbekanäle erzielten nicht die gewünschte Reichweite. Dank unserer agilen Arbeitsweise und der engen Abstimmung mit GreenTech konnten wir schnell reagieren. Gemeinsam entschieden wir uns, zusätzliche Online-Kanäle zu nutzen und die Budgetverteilung entsprechend anzupassen. Die notwendigen Änderungen wurden umgehend in Jira dokumentiert und im nächsten Status-Meeting mit allen Beteiligten kommuniziert.

Ein weiteres Problem war die verzögerte Lieferung von Werbematerialien für die Printkampagne. Durch die transparente Kommunikation konnten wir die Aufgabenprioritäten schnell anpassen. Die flexible Ressourcenplanung in den Tools half uns, die Ressourcen umzuverteilen. So konnten wir andere Teile der Kampagne vorantreiben, während wir auf die Lieferung warteten.

Fazit: Gemeinsames Wachsen durch agile Prozesse

Wir haben eine effiziente, transparente und kollaborative Arbeitsumgebung geschaffen. Dies war durch die agile Transformation und die konsequente Nutzung der Atlassian Suite möglich. So konnten wir gemeinsam mit unserem Kunden GreenTech Innovations erfolgreich auf Herausforderungen reagieren. Dadurch haben wir die Marketingziele erreicht.

Fragen? Anregungen? Austausch? Sehr gern!